Hoe kunnen we jou helpen?

Hoe verwerk ik de retourinformatie van verzekeraars?

Via het hoofdmenu 'Financieel / Declaraties' -> 'Declaratie overzicht' komt u in het declaratie overzicht. Hier ziet u een overzicht van alle ingediende declaratiebundels (verzameling van declaraties voor één verzekeraar) en een overzicht van alle individuele (restitutie)declaraties.

In de tabel met 'Ingediende declaratiebundels' staan standaard alle ingediende bundels en retour gekomen bundels waarvoor nog een actie noodzakelijk is. U kunt deze herkennen aan de kleur:

• Wit/licht paars: de bundel is verzonden, maar er is nog geen retourinformatie bekend.
• Geel: de bundel is deels goedgekeurd door de verzekeraar.
• Rood: de bundel is volledig afgewezen door de verzekeraar of Vecozo.

Wanneer u op een retour gekomen bundel (geel of rood) dubbelklikt ziet u de declaraties waaruit deze bundel bestaat. Ook hier wordt gebruik gemaakt van dezelfde kleuren voor de status. Onderaan de pagina vindt u de reden(en) waarom een declaratie (gedeeltelijk) is afgewezen.

In de laatste kolom 'Actie' kunt u aangegeven hoe de declaratie behandeld dient te worden. Goedgekeurde (groene) declaratie hebben de actie ‘Afboeken’ welke niet aangepast kan worden.

Omschrijving van de mogelijke acties:

• Afboeken: Declaratie afboeken voor toegekend bedrag (alleen gebruiken indien volledig toegekend). De declaratie wordt bij de cliënt geboekt als betaald. Echter het bedrag is nog niet binnen op de betreffende rekening. Het bedrag zal bij de verzekeraar worden opgeboekt als zijnde nog te betalen voor de gehele bundel. Deze post kunt u dan via 'Betalingsbeheer' afboeken als het bedrag binnen is op uw rekening.

• Verschil crediteren: Verschil tussen gedeclareerd en retour crediteren; toegekend bedrag wordt afgeboekt. Deze actie kiest u wanneer u terecht geen recht heeft op de gedeclareerde zorg: de afwijzing van de verzekeraar was terecht. Het gedeelte wat is toegewezen wordt hetzelfde verwerkt als ‘Afboeken’. Voor het niet toegewezen gedeelte wordt een creditnota aangemaakt. Hiervan wordt een journaalpost gegenereerd waarin de opbrengst wordt tegengeboekt. Op deze wijze klopt de opbrengst en staat er bij de cliënt geen openstaande post meer.

• Opnieuw: Declaratie crediteren en opnieuw aanmaken; toegekend bedrag wordt afgeboekt. Deze actie selecteert u als het afgekeurde gedeelte wel degelijk gedeclareerd kan worden maar deze foutief zijn volgens de opmerkingen van Vecozo. Het gedeelte dat foutief is wordt wel gecrediteerd, maar er wordt ook direct een nieuwe declaratie aangemaakt. Deze komt terecht in 'Financieel / Decaraties' -> 'Te verwerken declaraties'.

Het gedeelte wat is toegewezen wordt hetzelfde verwerkt als ‘Afboeken’. Voor het niet toegewezen gedeelte wordt een creditnota aangemaakt. Hiervan wordt een journaalpost gegenereerd waarin de opbrengst wordt tegengeboekt. Op deze wijze klopt de opbrengst en staat er bij de cliënt geen openstaande post meer. Er wordt voor het gedeelte dat is afgewezen een nieuwe declaratie aangemaakt. Wanneer deze wordt verwerkt zal de opbrengst weer opgeboekt worden.

Wanneer na contact met de verzekeraar blijkt dat een afgewezen prestatie wordt nabetaald zonder dat u daar een nieuwe declaratie voor hoeft in te dienen kunt u gebruik maken van de knop 'Overschrijven'. Meer uitleg hierover vindt u in de FAQ "Hoe kan ik de retourberichten aanpassen?"

Wanneer u achter de declaraties uw keuze heeft geselecteerd klikt u op ‘Afhandelen’ om de geselecteerde actie te verwerken. U kunt het overzicht van de declaratiebundel afdrukken door te klikken op ‘Overzicht declaratiebundel’. Onderaan staan de eventuele meldingen van Vecozo inzake de bundel. Wanneer het door de verzekeraar wordt meegezonden kunt u het retourbestand in Adobe reader als PDF downloaden door te klikken op ‘[bestand].pdf’.

Voor een visueel voorbeeld klik je hier